Møtebooking for pyser

(Dette er et gjesteinnlegg skrevet av Lars Hellestræ som er daglig leder i Appeler / Toppselger.no. Toppselger.no tilbyr et markedsledende annonseprodukt for stillingsutlysninger innen salg og salgsledelse. Her kan også selskaper utlyse ledige salgsstillinger helt gratis. Lars har tidligere vært ansvarlig for noen av Norges største møtebookingsprosjekt og har skrevet rapporten «Kunsten å få møte». Vi takker for Lars sitt gode bidrag på møtebooking.)

Lider du av telefonskrekk så er du ikke alene. Å ha angst for å ringe til en vilt fremmed for å selge noe er vanlig og noe selv erfarne selgere kan oppleve fra tid til annen.

Denne angsten er alltid helt ubegrunnet da det er ingenting som kan gå veldig galt. Skrekkfilmen du har regissert i hodet ditt inntreffer aldri. Det absolutt verste som kan skje er at en og annen blir litt sur for at du ringte og legger på. Det er på ingen måte verdens ende og sannheten er at vedkommende som nettopp slang på røret med en sur kommentar sannsynligvis allerede har glemt deg fem minutter senere.

Det finnes noen få selgere (gjerne en og annen katalogselger) som provoserer prospekter så til de grader at potensielle kunder skjeller dem ut med fullt navn på diverse diskusjonsforum og i sosiale medier. Hvis du er nervøs for å ringe kalde telefoner og er redd for å forstyrre bedriftene du kontakter er sjansen null for at du noensinne kommer til å få en slik reaksjon.

Du har et godt produkt og er en gjennomført redelig forretningsperson som har innsett at du ikke får nok innkommende salgsleads via markedsføringen du gjør. Du trenger flere salgsmøter hvor du kan demonstrere dine løsninger ansikt til ansikt med potensielle kunder og da er møtebooking den åpenbare løsningen.

Du har da to alternativer.

Det ene er å hyre inn et callsenter til å gjøre møtebookingen for deg. Det vil typisk koste deg mellom kr. 1 500 og kr. 2 000 pr. møte som blir gjennomført. Du kan også risikere å måtte betale fast timepris i begynnelsen av prosjektet. Hvis dere er i en oppstartfase er det godt mulig at det ikke finnes økonomi til dette og det er slett ikke sikkert at det ville vært en god løsning uansett.

Det andre alternativet er å gjøre møtebookingen selv. Det er muligens mer økonomisk gjennomførbart, men virker desto mer redselsfullt.

Det trenger det dog ikke å være. Min erfaring er at positivt selvsnakk, riktige affirmasjoner, og andre mentale teknikker som salgstrenere oppfordrer til absolutt virker, men det er ikke det det jeg ønsker å gi deg i denne artikkelen.

Nedenfor følger en 3-stegs konkret møtebookingsoppskrift for pyser. Hvis kalde telefoner for å booke møter skremmer livet av deg er dette måten du kan gjøre det på og fylle opp kalenderen din med mange kvalifiserte salgsmøter.

Det er mulig at en og annen salgstrener vil se rødt nå da dette ikke er den aller beste metoden for effektiv møtebooking. Det bryr jeg meg ikke om da jeg vet at metoden under fungerer utmerket – og spesielt for personer som ikke liker å ta kalde telefoner.

Steg 1 – Gjør en grundig prospekteringsjobb

Bruk verktøyet til Join.no og ta ut lister på kriterier som passer for din målgruppe.

Lag deg et enkelt system hvor du holder god kontroll på hvem du ringer, når du ringer dem, hva som har blitt avtalt, og når du skal kontakte dem igjen. Vær også nøye med å holde kontaktinformasjon oppdatert. Det finnes rimelige CRM-system du kan benytte, men om du er kapabel i Excel kan du også lage deg et eget system der.

Steg 2 – Første telefonsamtale

Du kommer ikke utenom at du må åpne samtalen med en interessevekker. Det må være tydelig at du vet hvem du snakker med og at du har noe relevant å komme med for akkurat den bedriften du kontakter.

Etter introduksjonen skal du ikke prøve å booke møte. Du leste riktig – ikke ha som målsetning å booke møte i første telefonsamtale.

Målsetningen din skal være å få en aksept for å sende en e-post til riktig beslutningstaker i bedriften.

Sannheten er at dette er et sannsynlig utfall på samtalen uansett. Og jo mer uerfaren du er på møtebooking jo mer sannsynlig er det at de vil be deg om å sende noe skriftlig.

Så jeg anbefaler at du snur kappen etter vinden og gjerne sier noe tilsvarende til: «Jeg liker å få ting skriftlig før jeg tar stilling til om det er noe jeg vil gå videre med. Foretrekker du det også?»

I 19 av 20 tilfeller vil kunden si seg enig i dette. Så istedenfor å prøve å booke møte og bli avvist med «send meg en e-post» så har du fått resultatet du ønsket med telefonsamtalen. I tillegg har du allerede noe til felles med den potensielle kunden (dere begge foretrekker å få informasjon skriftlig først). Jo mer dere har til felles jo bedre. Det er et ubestridelig faktum at personer liker andre personer som ligner på dem selv.

Når du har fått aksept for å sende e-post så sier du «Flott. Jeg skriver en e-post til deg i løpet av dagen».

Det er en subtil, men viktig, forskjell mellom «å skrive en e-post» og «å sende en e-post». Hvis du «sender noe» så virker det som du videresender noe generell informasjon, men med en gang du «skriver noe» så virker det som du tar deg bryet med å skreddersy noe for akkurat denne bedriften.

Det er det siste du bør gjøre uansett. Lag gjerne en generell mal på e-post infoutsendelser, men korriger hver utsendelse med noe tilpasset informasjon slik at det er tydelig at du ikke sender det samme til alle du kontakter.

Steg 3 – Oppfølgingen

Noen få vil komme tilbake til deg på e-post, men i de aller fleste tilfeller må du belage deg på å følge opp bedriften på nytt.

Jeg anbefaler alle å installere «Sidekick» fra Hubspot som gjør det mulig for deg å ha oversikt over hvem som åpner e-posten du sender og klikker på eventuelle linker i e-posten. Dette er svært nyttig etterretningsinformasjon når du skal følge dem opp igjen og du unngår det pinlige spørsmålet «Har du fått sett på e-posten jeg sendte?» hvor kunden svarer «Nei. Send den en gang til.»

Nøkkelen når du følger opp e-posten du har sendt er å ha noe ny informasjon å komme med. Det er derfor lurt å holde tilbake et godt salgsargument i førstegangstelefonen og e-posten. Hvis du selger landingssider og snakker med en kunde i byggbransjen kan du for eksempel si «Det jeg glemte å nevne for deg i e-posten er at vi nylig kuttet kostnaden pr. kundeleads med over 50 prosent med landingssidene vi laget for Ferdighus 123. Har en demonstrasjon på hvordan vi kan gjøre noe tilsvarende for dere. (Pustepause – la det synke inn) Hvordan ser neste uke ut for deg med tanke på et møte?»

Det er nå mye vanskeligere for kunden å be deg å sende en e-post (det har du jo allerede gjort). Du har heller ikke vært «pushy» eller «plagsom», du gjør det tydelig at du er interessert i å tilføre dem verdi, og du har opparbeidet mer kjemi med kunden (andre gangen dere snakker sammen + e-post utveksling). Alt dette gjør sannsynligheten stor for at du nå får møtet du ønsker.

Lykke til med møtebookingen!

 

Slik lager du en ringeliste, adresseliste eller e-postliste på 1-2-3

De fleste bedriftsledere og bedriftseiere ønsker å få flere nye kunder. Når du skal bygge din egen bedrift eller imponere sjefen din, så trenger du en rask og effektiv måte for å innhente potensielle nye kunder på. Denne prosessen er ofte kalt for prospektering. En potensiell ny kunde kalles for et prospekt.

Definér et segment og sett deg et mål som er målbart. Lag en plan hva du har tenkt å gjøre. De tre viktigste listene du lager er; ringeliste, adresseliste for direktemarkedsføring eller e-postliste.

Eksempel case. Jeg vil finne regnskapskontor og revisorer i Oslo (i bydel Frogner og St.Hanshaugen), som har 2 ansatte eller mer og som har et telefonnummer jeg når dem på for å invitere til et gratis lunchseminar på Majorstuen hvor jeg skal vise vårt nye timeregistreringssystem mens prospektene får seg en gratis matbit. Før jeg lager bedriftsliten har jeg tenkt gjennom en plan på gjennomføringen.

Jeg har registrert en brukerkonto på JOIN og logger meg inn. Jeg klikker så på «Lag bedriftsliste» i fra toppmenyen. Registrer en kostnadsfri tilgang for å gjøre komplett søk og segmentering (men du får ikke eksportert utvalget til Excel). Da må du bestille oppgradering inne i programmet (og du får umiddelbart tilgang).

Bransje: I steden for å klikke meg gjennom en lang bransjeliste, velger jeg å søke i bransjeregisteret. Jeg skriver “regnskap” i søkefeltet og får automatisk vist forslag fra bransjeregisteret mens jeg skriver. Jeg klikker på “Regnskap og bokføring” i fra søkeresultatet.

Skjermbilde fra JOIN

Jeg velger “Regnskap og bokføring” fra bransjesøket.

 

Regnskap og bokføring er valgt. Utvalg: 6057 stk.

 

Jeg velger også “Revisjon” med å klikke “Legg til”. “Revisjon” legges til. Utvalg: 7481 stk.

 

Jeg klikker så inn på “Geografi”-flippen og får opp en fylkesoversikt. Jeg klikker meg inn på Oslo. Nå får jeg en bydel-oversikt. Her velger jeg “Frogner” og “St.Hanshaugen”. Nå har jeg begrenset søket til nærområdet hvor seminaret skal være. På den måten har prospektene mine en veldig kort reiseavstand og det er vanskeligere å si nei når jeg inviterer dem på en gratis matbit og litt faglig prat.

Jeg velger Oslo fylke og deretter “Frogner” og “St.Hanshaugen” som bydel. Utvalg: 370 stk.

 

Jeg velger så “Annet”-flippen og får opp diverse valg som ikke har med bransje og geografi å gjøre. Jeg velger først “Har telefon” (så kun de med telefon kommer med på eksporten) og deretter over to ansatte.

Jeg velger “Har telefon” og over 2 ansatte. Utvalg: 123 stk.

 

Jeg klikker på “Utvalg”-flippen. Jeg klikker på “Lag ringeliste”.

 

Jeg har nå fått ut 123 prospekter til Excel. Jeg noterer “ja” og “nei” mens jeg ringer. Etter ti samtaler jeg har fem “ja”. Målet mitt er å booke 33%, så jeg ligger foran skjema.
Etterpå filtrerer ut “ja” for å ha en deltakeroversikt som kan printes ut.

 

Som selger er jeg opptatt av det praktiske og liker at ting er enkelt. Basert på tidligere booking historikk visste jeg at med 123 deltakere ville jeg få et sted rundt 40 deltakere. Derfor booket jeg hotellet på Majorstua i to dager, og ga prospektene mine to alternative tidspunkt (som er viktig for høy respons). Typisk vil litt rundt 10% ikke møte opp selv med SMS eller e-post påminnelse et par dager før.

Praktiske erfaringer med å lage bedriftslister

Snoking stjeler salgstid. Det finnes flere bedriftsdabaser på markedet i Norge. Det du må ta stilling til er hva som er viktig for deg. Dersom du er selger eller markedsfører så er det viktigste å få en rask oversikt over interessante prospekter som passer for din virksomhet, og få disse prospektene ut som en liste for ønsket aktivitet. Selgere med respekt for tiden sin vil sette stor pris på at prospektene er vasket med riktige kontaktoplysninger som adresse, e-post og telefon (noe vi gjør regelmessig i JOIN Bedriftslister™). For en selger er det uinteressant med regnskapstall, styreoversikt, analyser, verdivurdering o.l. Kataloger har også dårlig nøyaktighet for å få mange treff, mens du som selger vil ha riktig treff.

Prospektering skal være enkelt. Vår visjon er at det skal være enkelt å hente ut nye prospekter. Det motiverer. Vi gjør alt det vanskelige i bakgrunnen. (Våre dyktige utviklere tar seg av de vanskelige algoritmene og det bare virker etterpå). Les mer om prospektering med JOIN.

Segmentering. Det er kjempeviktig å lage segmenter som er små og at du ringer, mailer eller sender en DM i posten som treffer dine målgruppe med ditt budskap. Ha ett enkelt budskap.

Lag en salgsplan. Dersom du har flere selgere i bedriften så lag en plan hvordan fordele på prospektene. Sett også et mål for hver liste du lager! Evaluer om målet er nådd med en enkel oppsummering i salgsmappen din. Det er også greit å lage en rutine på å vaske bort kundene dine fra prospektlisten slik at du ikke ringer eller mailer til eksisterende kunder. NB: angående e-postlister så sjekk for dubletter (flere firma kan ha oppgitt samme e-post). Bruker du et e-post program for utsendelse, har de fleste en dublettvask ved import av e-postene. Du kan gjøre dublettvask i Excel også. Min erfaring er at å lage små utvalg som du rekker å ringe i løpet av maksimalt en uke er mest motiverende og du kan justere raskere ut i fra målet ditt.

Måling og motivasjon. Enten du er selger eller salgsleder, evaluer daglig eller ukentlig dine resultater. Jobb hele tiden med hvordan du kan bli litt bedre. Den beste konkurransen er å konkurrere mot deg selv for å prestere over ditt gjennomsnitt!

Lag listen din selv. Da vet du at du får oppdaterte lister. Kjøper du en e-post liste fra andre kan du risikere å få med private e-poster som er ulovlig å sende ut til (brudd på Markedsføringsloven kan gi deg en stor bot og garantert dårlig PR). I JOIN Bedriftslister™ er du trygg – vi har kun lovlige firma e-poster i eksporten.

Ja takk. Jeg vil gjerne prøve en uforpliktende prøvetilgang for å se om dette er noe for meg.

 

Hvordan selge til alle på telefon

Tips og tanker til hvordan du kan få bedre leads og hvordan du kan close mer salg på telefon. Dette er etter inspirasjon fra boken “Selling to anyone over the phone” av Renee P. Walkup. Du kan kjøpe boken på Amazon. Jeg har tatt meg friheten å tilpasse budskapet og føye til personlige meninger som ikke står i boken.

Uansett om du følger disse tipsene eller ikke; finn din egen stil, ikke far med usannheter og skap interessant dialog for å løse kundens problemer. Hva ville du likt dersom du var kunden?

Jeg tar kun for meg prospektering av potensielle nye kunder (dvs nysalg eller hunting). En god åpning på din telefonsamtale kan være å bruke bransjerelatert tilnærming hvor du er kjent med bransjens problemstilling og har en løsning på problemet. Løsningen er selvsagt ditt produkt. Først må du få til en dialog på dine premisser fra starten av.

Prospektering – få gode leads
Forberedelsen av ringelisten er kjempeviktig. Her har du hentet ut en ringeliste fra regnskapsbransjen som du vet er dårlig på å registrere tidsbruk og tar seg for dårlig betalt, sammenlignet med f eks revisorer som gjør tilsvarende jobb til langt høyere timepris.

– “Hei Ole Hansen, dette er Per Nilsen fra Salgskontoret. Du driver med regnskapsføring og vi har de siste årene spesialisert oss på å hjelpe regnskapskontor med lovpålagt oppdragstyring og føring av timelister på kundene. Tilbakemeldinger fra regnskapsbransjen er at vår løsning er enkel å bruke og øker lønnsomheten.”

Få prospektet til å snakke om sin egen virksomhet. Still åpne spørsmål om hvem, hva, hvilken og hvordan. Kan du spille på frykt med lovverk og lignende, så bruk det, men vær forsiktig og ikke overdriv. Når prospektet snakker, jo mer informasjon får du til å argumentere med senere når du skal spørre om ordren. Dersom du har en kjent referanse fra bransjen, så flett gjerne inn at de allerede er kunder hos dere og hvorfor de kjøpte av deg. Ingen liker å være en prøvekanin. At andre i samme bransje har kjøpt av deg er en trygghet. Vi mennesker kjøper på følelser og tillitt.

START prosedyren
S – Sett opp for suksess.
T – Ta kontroll.
A – Aktivitet med åpne spørsmål.
R – Rader ut innvendinger og close salget.
T – Ta godt vare på kunden din.
Vi fokuserer i denne artikkelen på STAR – dvs kun prospektering og ikke kundepleie.

Prospecting Relationship Management (PRM)
Ikke bland prospekter inn i ditt kundesystem. Bruk et PRM-system til prospektering  (eller omså Excel ark). Overfør kun prospektene som har kjøpt av deg til CRM-systemet ditt (Mamut, SuperOffice, Visma, 24SevenOffice og lignende). Har du en policy på dette i ditt firma, så sparer du deg for enormt mange problemstillinger. CRM system burde ikke ha funksjoner for import av ringelister dersom de ikke har en PRM-modul som er helt adskilt fra CRM-systemet. Nå i dag blandes prospekter og kunder i et evig rot. Salgsroller på ”nysalg” og ”key account” får utfordringer og problemstillinger som kunne vært unngått.

Tidsbruk
Tabellen viser kostnad for selgere. Til motivasjon og informasjon.

Årsinntekt Timelønn Minuttlønn
300.000 182,- 3,03
400.000 242,- 4,04
500.000 303,- 5,05
600.000 364,- 6,06
700.000 424,- 7,07
800.000 485,- 8,08
900.000 545,- 9,09
1.000.000 606,- 10,10

 

Hvordan du bruker tiden påvirker inntekt og kostnad. Hva koster den halvtimen hver uke med storkunden? Eller de 20 minuttene daglig med å lete opp nye prospekter? Og de 30 samtalene hver dag som kommer til et nummer som ikke er i bruk, eller feil kontaktperson, fordi ringelisten er for gammel?

Økt produktivitet
Her er noen enkle grep som kan øke din produktivitet når du ringer.
Ring aktivt på de beste tidspunktene av dagen. Administrative oppgaver og private ærend gjør du utenom beste ringetid. Definer ”beste arbeidstid” f eks 08:30 – 11:00 og 13:00 til 15:30.
Fjern mulig støy. Lukk e-post programmet. Lukk kommunikasjonsprogrammer. Slå av andre telefoner enn den du ringer med.
Ren arbeidspult. Fjern elementer som kan få deg bort fra arbeidsoppgave som aviser, private regninger, tidsskrifter og annet rot.
Set tidsmål for deg selv. Jeg skal ringe 25 samtaler før kl 11. Unn deg en pause og belønning når gjennomført. Eks en kaffepause med kollegaer, eller surfe nyheter i 10 minutter.
Rydd pulten når dagen er over. Neste arbeidsdag kan starte raskt og effektivt.

Bruk elektroniske hjelpemidler
Bruk et egnet system for å jobbe med dine prospekter.
– Digital informasjon kan enkelt kopieres og tas backup av.
– Opplysninger kan lagres lenge og endres på løpende.
– Du kan søke i dine notater.
– Du har tilgang til prospektene fra hvor som helst.
– Du kan dele informasjon med andre.
– Du kan overta ringeliste/prospektbase når en selger slutter.
– Du kan daglig sammenligne dine salgsresultater mot snitt og mål.
– Du kan konkurrere mot andre selgere.

Guide for å stille verdifulle spørsmål
Still følgende verdifulle spørsmål.  De fire H-spørsmål (hvem, hva, hvilken og hvordan) er veldig nyttige. Hvordan spørsmål er spesielt gunstig for å forstå en prosess i selskapet.

Vær forsiktig med hvorfor spørsmål, fordi det ofte kan oppfattes som beskyldningsspørsmål som setter kunden i en forsvarsposisjon og det ønsker vi ikke. Vi ønsker en åpen og positiv dialog.

Når du har stilt gode H-spørsmål og har fått samlet nyttig informasjon, så kan du bruke det beste spørsmålet, som egentlig ikke er et spørsmål men en kommando. Start setningen med ”Fortell meg”. Dette får kunden til å snakke, og du viser at du lytter velvillig. Forskjellen med en slik vri er at du ikke selger, men hjelper kunden med å løse et problem.

Når du har stilt et spørsmål så er det viktig at du venter på svar. Selv om det kan gå ubehagelig lang tid.

Timing
Når du ringer lytt hele tiden og vær spesielt oppmerksom på følgende:
– Er prospektet mottakelig?
– Er prospektet for opptatt til å prate?
– Høres prospektet stresset ut?
– Virker det som prospektet gjør andre ting i bakgrunnen?
– Hvilken personlighetstype er prospektet?

Du må umiddelbart fange opp energinivået i telefon og tilpasse samtalen. Jeg har ikke vært spesielt opptatt av dette med personlighetstype, men bruker sunn fornuft og speiler samtalen så godt som mulig. Min erfaring er at dersom prospektet ikke er mottakelig, så er det bedre å utsette samtalen enn å sløse closing på noe som er dømt til å gå galt. Du sitter klar foran telefon, mens personen i andre enden er stresset.

– ”Petter, det høres ut som du er litt opptatt, så kan jeg heller ringe deg tilbake i morgen formiddag?” eller – ”Petter, det høres ut som du er ute på farten (i bilen), og jeg tenkte å vise deg et verktøy som krever at du sitter foran PC. Kan jeg ringe deg i morgen formiddag?”

De aller fleste sier ja, og synes det var profesjonelt av deg at du forstod deres situasjon.

Fortell en historie
Vi nordmenn er alt for dårlige på dette. En god historie selger godt! Her er noen retningslinjer:
– Historien må være sann, prospektet kan finne på å spørre om mer informasjon
– Historien må være kort (maks tre setninger).
– Historien bør være troverdig og skape tillitt ovenfor prospektet.
– Historien bør ikke direkte nevne konkurrentens svakhet eller flause.

Hva er gevinsten for meg?
Når du nevner en produktfordel, så husk også å nevne gevinsten med den produktfordelen. Det er fem gevinster i næringslivet:
– Spare tid
– Spare penger
– Øke salget
– Mindre stress
– Økt produktivitet

JOIN leverer et prospekteringssystem som sparer selgere for tid med å få nye kunder.

– «En av våre kunder i fra industrien hadde i flere år brukt en katalogtjeneste på nett for å finne sine kunder. Etter en produktdemonstrasjon av JOIN forstod han raskt verdien av oppdatert og riktig kontaktinformasjon som nå sparer han for fem timers arbeid hver uke. Investeringen var spart inn etter to uker.»

Bli kunde du også – logg inn med din e-post og prøv løsningen kostnadsfritt. Lag en ringeliste. Ta fram telefon. Sett i gang med salg!